花蓮慈濟醫院 Hualien Tzu Chi Hospital

2018年 11月 14日
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品創中心專案管理課程 六院視訊汲取實務經驗


  2018年6月1日下午二點至四點半在花蓮慈院大愛樓第一會議室,由醫療法人品質與創新中心舉辦專案管理訓練課程,六院醫護藥技同仁透過視訊,吸收專案管理新知,兩堂課程下來,單是花蓮慈院主場,就有超過四十五位的慈濟醫療志業同仁與會,腦力激盪的進行交流。

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六院醫護技同仁透過視訊,腦力激盪的進行交流。

品創設專案 管理須務實

  雖因行程安排緣故,無法到場與學員嘉勉,但張文成副執行長仍透過一段預錄的影片,向與會學員表示:「很高興看到大家參加今天的課程,我們知道品創的所有案子,本身就是一個專案。專案本身有一定的時程要素及目的等,所以過去我們將專案管理列為重要的課程之一,為了完成專案,我們必須瞭解專案管理的工具,我們今天邀請到非常好的老師,期待藉由今天的課程,達成運用管理工具提升專案品質。」

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張文成副執行長透過一段預錄的影片,向與會學員勉勵。

緊接著,由醫療法人品質與創新中心徐美華主任為學員進行簡要課程介紹,說明本次教育訓練課程重點,希望透過課程將專案管理概念深入,及能運用專案管理技巧與敏捷式的管理手法在專案管理實務上,她並感謝能與六院協辦部門同仁一起執行此課程。主辦單位也用心的準備了一份問卷與幾題測驗題,幫助大家檢視瞭解課堂吸收的程度,以及提供課後建言,作為下次辦理時的參考依據。

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醫療法人品質與創新中心徐美華主任為學員進行簡要課程介紹。

萬事始於一個想法 析論品質與創新獎勵辦法

  第一堂課,由醫療法人品質與創新中心魏嘉琦助理專員擔任講師,講述「成為慈濟醫療的創新種子---品質與創新獎勵辦法」專題。第二堂課,邀請院外專家、仕新管理顧問執行長黃喆老師分享「慈濟醫院專案管理及創新服務」主題,介紹「專案管理核心觀念與理論」,以及「專案管理技巧與工具」與「敏捷式專案管理」。

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左圖:品創中心魏嘉琦助理專員講述「成為慈濟醫療的創新種子---品質與創新獎勵辦法」。
右圖:黃喆老師分享「慈濟醫院專案管理及創新服務」主題。

  魏嘉琦開宗明義點出「萬事始於一個想法」(Everything begins with an idea.),析論未來願景,包括建立創新與學習文化,分享知識與解決挑戰,團隊合作六院一家,提升醫療品質,以及連結人才培育計畫等面向;緊接著,她介紹品質與創新獎勵辦法的提案範疇,區分為:「改善類」,使用品質與流程改善工具手法(如Lean、six sigma), 提升醫療品質與管理效率。「實證醫學類」,將實證醫學之應用(如best practice),導入臨床診療指引並落實執行,提升醫療品質與管理效率。「創新類」,運用創新流程、新技術或新科技(需具備原創性)提升醫療品質與管理效率。以期達成提升醫療照護品質與行政作業效率、降低營運成本,以及舉凡維護儀器設備性能、改善環境衛生及安全、鼓舞員工士氣與提高競爭力等事宜。

  魏嘉琦進一步說明四個階段規劃的任務與流程,即第一階段:好創意(Good Idea)、第二階段:設計解決方案(Design)、第三階段:上線(Go Live)、第四階段:執行成效(Final Result),以及各階段的獎勵方式,鼓勵同仁投入。同時介紹該獎勵辦法的修訂歷程,主要修訂內容為擴大參與對象資格、專案團隊角色定義釐清及說明、訂定年度提案期程及表單修訂,並言及品創中心網頁(http://icemrsvr/qi) 已於2017年5月22日正式上線,各慈院院內網頁皆設有網頁連結捷徑,歡迎大家多多利用。

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臺下學員們認真聽講,抄寫筆記。

  她還特別提到,在品質與創新網頁中的「金頭腦」單元討論平台,是針對各種議題的交流園地,供慈濟同仁腦力激盪、集思廣益之用,期能激發創意與點子,找尋解決方案。此討論平台定期彙整所累積的豐富提案、回應及解決方案,並進行票選及獎勵活動,選出「金頭腦」、「點子王」、「救援王」人選,給予獎勵,目前第二屆票選活動正進行中。

   該堂課程尾聲,魏嘉琦再次強調主動參與品質創新活動,強化院際單位間的溝通交流與合作,使資源集中、不重工,最終達成知識成果共創、共享、共榮的目標。以「萬事始於一個想法,想法憑藉良好規劃與執行力來實踐!」。

重磅級顧問盡心傳授 學員賦能收穫滿行囊

稍事休息片刻,重磅級的產官學界輔導顧問、仕新管理顧問執行長黃喆老師上台講述,讓課程不冷場。無論是管理技巧與新思維邏輯,或是企業管理操作手法的操作運用等,通通豐富呈現於簡報中,抽絲剝繭式的詳盡分析,讓學員們知識充飽電。

   黃喆老師具專案管理師PMP及敏捷管理師ACP資格,擁有豐富的專案管理實務及輔導、教學經驗,曾執行臺大醫院、國家衛生研究院、生物技術開發中心、醫藥品查驗中心、榮總、疾管局等生技醫療管理專案培訓的顧問案。他指出,歐美以PMP管理計畫性專案,對於創新專案則結合Agile敏捷手法,臺灣屬局部創新,則適合輕量PMP加上Agile精神。

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黃喆老師是專案管理師PMP及敏捷管理師ACP。

  本次講座主題為策略選擇做對的事、核心PMP專案精神、釐清需求確認範圍、時程要徑及關鍵鍊、面對風險首重預防、核心Agile敏捷精神、Agile看板績效透明。黃喆老師以深入淺出的演說搭配圖表及研究數據,生動詳盡地傳遞了當前世界對於專案管理的最新趨勢及運用工具,使在座學員獲益匪淺。

  針對「策略選擇做對的事」上,他表示,除了組合管理,分配資源達成醫療、護理、醫技、行政的專案及營運之策略目標外,也要依策略的變化,調整專案組織架構,例如:Functional organization,產品及服務變化小,以穩定運營為主;Balanced-Matrix organization,產品及服務變化中等,採矩陣架構;Strong-Matrix organization,產品及服務變化大,專案多且重要;Projectized organization,產品及服務變化極大,以專案為主。他提醒創新提案改善,要做到確保團隊清楚策略目標及確保創新專案與策略目標相關,並確保創新專案依策略目標影響提供資源和有適當的組織架構。

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黃喆老師以深入淺出的演說搭配圖表及研究數據,使在座學員獲益匪淺。

  談到「核心PMP專案精神」,他從專案思考的縱深切入議題,釐清出資人、客戶等的該有作為,分析專案及產品的生命週期,導入專案五大步驟:啟動、規劃、執行、監控、結案,點出風險及變更代價的對應關係,以整合時程、成本、品質、人資、溝通、風險、採購等十大知識領域的示意圖作結,這也是專案管理最核心的一張圖。

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黃喆老師解釋十大知識領域的示意圖,是專案管理最核心的一張圖。

  在「釐清需求確認範圍」環節,他以滅菌物品條碼追蹤管理系統專案為例,談論利害關係人供應中心、手術室以改善品質、成本及時效為目標,其主要需求為手術器械即時供應及管理流程時效提升,說明滅菌物品管理系統工作分解結構(WBS)為何,它容易缺少什麼,從而教導建立交付項目及深入了解客戶需求之道。

  「時程要徑及關鍵鍊」單元,他用一張「時程規劃甘特圖」讓學員了解, 介紹最快完工的關鍵路徑,是要正確的資源分配及績效設計,引導學員思考若安裝主機多拖了一天,不影響完工日,是否要處罰?設計系統若多拖了兩天,從四天變六天,開發系統趕工快了一天,三天變兩天,最後共用了八天,還是延誤一天,最後誰要負責?提醒大家在關鍵鏈中,面對不確定要預留緩衝,並介紹Buffer估算法。由排程帶出風險概念。

  「面對風險首重預防」單元,他利用著名的SWOT分析來談「辨識風險」,並隨堂來個小測試,讓大家腦力激盪,使個人透過運用SWOT分析來為外部威脅、內部弱點、衝擊結果等欄位提出合理解答,獲得踴躍迴響。黃喆老師並教導風險等於機率乘上衝擊的計算方法,同樣讓學員牛刀小試,推導風險編號的應對順序,並提供整合風險策略,才是完整的預算。課堂中,他將學員區分為三組,以滅菌物品管理的風險,思考不同風險之下,對預算編列的輕重緩急,讓三組各推派一名代表講述想法,同時也提問大家:若遇到隕石砸中,還要繼續供應,該動用什麼預算?遇到一般器械偶爾缺件,若影響小,又該動用什麼預算?遇到核心器械每天缺件,影響大,動用什麼預算?

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黃喆老師以滅菌物品管理的風險為例,讓三組各推派一名代表講述想法。

  談到「核心Agile敏捷精神」,黃喆老師教導若遇到高度不明確,如何運用Agile敏捷專案管理來評估的方法,幽默風趣的授課方式,讓同仁印象深刻。

  最後的「Agile看板績效透明」單元,提到如何解決橫向整合問題,以Agile看板---燃盡圖,呈現To do、Doing、Done之各階段要務,並以Iteration燃盡圖,說明:創新研發具有高風險,完成有價值才有績效。課程結束前,並有Q&A時間,讓六院同仁發問。(文、攝影╱慈濟醫療法人人文傳播室黃昌彬)
最近更新 ( 週一, 09 七月 2018 16:25 )